CÁC LOẠI CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU
Phần này bao gồm các tài liệu thường được sử dụng trong việc xuất khẩu nói chung, nhưng sẽ có yêu cầu cụ thể khác nhau đối với từng điểm đến và loại hàng hóa. Nội dung sẽ được chia thành các phần phụ như sau: Các loại chứng từ xuất khẩu phổ biến, Các loại chứng từ vận chuyển, Các giấy phép xuất khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ, Các chứng chỉ khác cho việc vận chuyển các lô hàng hóa cụ thể, các tài liệu khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, và chứng từ gửi hàng tạm thời. Để được hổ trợ cho từng quốc gia và trường hợp cụ thể, xin Quý khách vui lòng gửi email hoặc liên hệ đến bộ phận tư vấn của chúng tôi theo địa chỉ bên cạnh.
- CÁC LOẠI CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU PHỔ BIẾN:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hoá đơn thương mại là một loại hóa đơn áp dụng đối với hàng hóa từ người bán sang người mua. Hoá đơn này thường được Cơ quan hải quan sử dụng để xác định giá trị thực của hàng hoá khi đánh thuế hải quan.
Chứng từ đóng gói (Packing List).
Chứng từ đóng gói hàng xuất thường liệt kê người bán, người mua, số hóa đơn thương mại, ngày giao hàng, phương thức vận chuyển, người vận chuyển, và danh mục số lượng , mô tả hàng hóa, các loại bao bì, ví dụ như hộp, thùng, hay thùng carton, số lượng các gói hàng, Tổng trọng lương và trọng lượng ròng (tính bằng kg), nhãn hiệu hàng hóa và kích thước ,nếu thích hợp.Chứng từ đóng gói không thay thế cho Hóa đơn thương mại. Ngoài ra, các quan chức hải quan trong nước và nước ngoài có thể sử dụng chứng từ đóng gói để kiểm tra hàng hoá khi thông quan.
 |
Hóa đơn tạm (Pro-Forma Invoice)
Hóa đơn tạm là một hóa đơn được nhà xuất khẩu chuẩn bị trước khi chuyển hàng, thông báo cho người mua hàng hóa dã được chuyển đi, giá cả và những thông số kỷ thuật quan trọng khác. Nó cũng có thể được sử dụng như một bảng báo giá.
2. NHỮNG CHỨNG TỪ VẬN CHUYỂN
Vận đơn hàng không (Airway Bill)
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không yêu cầu phải có Vận đơn hàng không. Vận đơn hàng không thường theo mẫu của nhà vận chuyển.
 |
Giải pháp vận chuyển nhanh nhạy |
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Vận đơn đường biển là một hợp đồng giữa chủ hàng và người vận chuyển. Đối với tàu biển, có hai loại: Thứ nhất là vận đơn đích danh, loại này là không thể chuyển nhượng mà chỉ thực hiện theo chỉ định của người thụ hưởng được ghi trên vận đơn; Thứ hai là loại có thể chuyển nhượng, với loại này nhà vận chuyển có thể giao hàng cho bất kỳ ai sở hữu vận đơn. Vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng, giao dịch khi hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Khách hàng thường cần một bản gốc vận đơn có tác dụng như giấy tờ chứng minh quyền sở hữu chiếm hữu hàng hoá.
 |
Giải pháp vận chuyển toàn cầu |
3. CÁC CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HỢP LỆ (EXPORT COMPLIANCE DOCUMENTS)
Giấy phép xuất khẩu (Export Licenses)
Giấy phép xuất khẩu là một chứng từ của chính phủ cho phép xuất khẩu hàng hóa cụ thể với số lượng cụ thể đến một địa điểm cụ thể. Chứng từ này có thể được yêu cầu cho một số hay tất cả loại hàng hóa khi xuất khẩu sang nước khác (hoặc chỉ 1 số nước) chỉ trong trường hợp đặc biệt.
Ví dụ: Hiện tại Chính phủ Việt Nam và Bộ chuyên ngành đang quản lý giấy phép xuất khẩu đối với một số mặt hàng xuất khẩu như gạo, khoáng sản, thủy sản…
 |
Silica Gel, Túi hút ẩm, Dây hút ẩm Giải pháp đóng gói bảo vệ hàng hóa |
4. CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (CERTIFICATES OF ORGIN)
Chứng nhận xuất xứ thông thường (Generic Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) là yêu cầu của một số nước cho tất cả hoặc chỉ một số loại hàng hóa. Trong nhiều trường hợp, Công ty có thể tự phát hành chứng nhận xuất xứ. Người Xuất khẩu nên kiểm tra xem CO có được yêu cầu bỡi người mua / hoặc người giao nhận / người vận chuyển hàng hóa có kinh nghiệm hoặc Trung tâm Thông tin Thương mại.
Lưu ý: Một số quốc gia (ví dụ, nhiều nước Trung Đông) yêu cầu chứng nhận xuất xứ được công chứng, xác nhận của phòng thương mại địa phương và xác nhận hợp pháp hoá lãnh sự quán của nước đến.
Đối với các sản phẩm dệt may, nước nhập khẩu có thể yêu cầu một giấy chứng nhận xuất xứ của nhà sản xuất. Số lượng bản sao yêu cầu và ngôn ngữ có thể thay đổi từ nước này sang nước khác.
Giấy chứng nhận xuất xứ theoHiệp định thương mại tự do (Certificate of Origin for claiming benefits under Free Trade Agreements)
Giấy chứng nhận xuất xứ đặc biệt có thể được yêu cầu cho các nước mà Việt Nam có hiệp định thương mại tự do (FTA). Một số giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm:
+ C/O mẫu B (cấp cho hàng XK đi các nước thuộc WTO) Down load here
+ C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP) Down load here
+ C/O mẫu D (thực hiện Hiệp định ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung CEPT giữa các nước ASEAN); Down load here
+ C/O mẫu E (ASEAN – Trung quốc); Down load here
+ C/O mẫu AK (ASEAN – Hàn quốc); Down load here
+ C/O mẫu S (VN-Lào; VN-Campuchia) Down load here
+ C/O Form T hàng dệt thủ công mỹ nghệ (VN-EU)… Down load here
+ C/O form Turkey
+C/O form DA59....
 |
Impact Indicator - Shockwatch, Tiltwatch Nhãn phát hiện sốc, phát hiện nghiêng |
5. CÁC CHỨNG NHẬN KHÁC CHO CÁC LÔ HÀNG HÓA CỤ THỂ (CERTIFICATES FOR SHIPMENTS OF SPECIFIC GOODS)
Chứng chỉ bổ sung là cần thiết cho các mục đích khác nhau. Kiểm tra với nhà Nhập Khẩu, người giao nhận vận tải, hoặc liên hệ với Trung tâm Thông tin Thương mại nước NK để biết thêm thông tin.
Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis):
Giấy chứng nhận phân tích có thể được yêu cầu cho các loại hạt, ngũ cốc, thực phẩm sức khỏe, thực phẩm chức năng, trái cây và rau quả, và các sản phẩm dược phẩm.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale)
Giấy chứng nhận lưu hành tự do có thể được cấp cho các sản phẩm sinh học, thực phẩm, thuốc, thiết bị y tế và thú y. Có thêm thông tin từ Cục Quản lý Dược.
Giấy chứng nhận hàng hóa nguy hiểm (Dangerous Goods Certificate)
Đối với vận chuyển hàng nguy hiểm, chứng từ này là rất quan trọng để xác định hàng hóa theo tên thích hợp, thực hiện theo yêu cầu, đóng gói và ghi nhãn khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm của người gửi hàng và nước chuyển đến.
Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, Người Xuất khẩu chịu trách nhiệm về tính chính xác của biểu mẫu và đảm bảo rằng các yêu cầu liên quan đến đóng gói, đánh dấu, và các thông tin cần thiết khác của IATA đã được đáp ứng.
Đối với hàng hóa xuất khẩu đường biển, quy định về các chất độc hại được ghi trong quy định Hàng hãi quốc tế về hàng nguy hiểm (International Maritime Dangerous Goods).
 |
Túi khí chèn lót hàng trong container Các giải pháp chèn lót đa dạng |
Giấy chứng nhận Thủy Sản (Fisheries Certificate)
Theo yêu cầu của hầu hết các nước ở Trung Đông, giấy chứng nhận này chứng nhận rằng thịt hoặc sản phẩm gia cầm tươi hoặc đông lạnh đã bị giết theo quy định của pháp luật Hồi giáo. Thường được yêu cầu xác nhận của một căn phòng thích hợp và hợp pháp hoá lãnh sự quán của nước đến.
Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate)
Đối với lô hàng động vật sống và sản phẩm động vật (thực phẩm chế biến, thịt gia cầm, thịt, cá, hải sản, sản phẩm sữa, trứng và sản phẩm từ trứng). Lưu ý: một số quốc gia yêu cầu giấy chứng nhận y tế được công chứng hoặc xác nhận của lãnh sự quán nước họ. Giấy chứng nhận y tế được cấp bởi Cục Thú Y, hoặc Chi Cục kiểm lâm tại Sở NN & PTNT.
Giấy chứng nhận thành phần (Ingredients Certificate)
Giấy chứng nhận các thành phần có thể được yêu cầu cho các sản phẩm thực phẩm có nhãn không đầy đủ hoặc không hoàn thành. Giấy chứng nhận có thể được phát hành bởi nhà sản xuất và phải cung cấp thêm một mô tả của sản phẩm, nội dung, và tỷ lệ phần trăm của từng thành phần, dữ liệu hóa học, tiêu chuẩn vi sinh, hướng dẫn bảo quản, thời hạn sử dụng và ngày sản xuất. Nếu mỡ động vật được sử dụng, giấy chứng nhận phải nêu rõ các loại chất béo được sử dụng và rằng sản phẩm không chứa thịt lợn, hương vị thịt lợn nhân tạo, hoặc mỡ heo. Tất cả các sản phẩm thực phẩm có thể phân tích bởi các phòng thí nghiệm Bộ Y tế được thiết lập phù hợp để sử dụng.
Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation Certificate)
Giấy chứng nhận khử trùng phải được cung cấp cho người mua ở một số nước có quy định bắt buộc như Châu Âu, Mỹ, Úc, New Zealand, Singapore. Tất cả chi phí kiểm tra cũng như các chứng chỉ / tài liệu tại cảng tải, thường là trách nhiệm của người bán. Giấy chứng nhận khử trùng do một cơ quan kiểm định độc lập có thể cần thiết trong một số trường hợp.
Biên bản giám định hàng hóa(Pre-Shipment Inspections)
Các chính phủ của một số quốc gia đã ký hợp đồng với các công ty kiểm tra quốc tế để xác minh số lượng, chất lượng, và giá cả của các lô hàng nhập khẩu vào quốc gia của họ. Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo rằng giá xuất khẩu phản ánh đúng giá trị của hàng hoá, ngăn chặn hàng hóa kém chất lượng xâm nhập vào đất nước, và để làm chệch hướng các nỗ lực để tránh nộp thuế hải quan. Yêu cầu đối với kiểm tra trước khi xuất hàng thường được nêu ra trong thư tín dụng hoặc các yêu cầu về chứng khác. Các công ty giám định quốc tế bao gồm Bureau Veritas, SGS và Intertek. Một số quốc gia yêu cầu giấy giám định trước khi giao hàng cho các lô hàng của hàng hóa đã qua sử dụng.
 |
Thiết bị ghi nhiệt độ trong vận chuyển Thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm |
Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Policy)
Chứng nhận bảo hiểm được sử dụng để đảm bảo cho người nhận hàng rằng hàng hóa đã được bảo hiểm bao gồm sự mất mát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Lưu ý: một Vận đơn hàng không có thể phục vụ như là một giấy chứng nhận bảo hiểm cho một lô hàng bằng đường hàng không.
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
Tất cả các lô hàng trái cây tươi và rau quả, hạt, các loại hạt, bột gạo, ngũ cốc, gỗ, thực vật, và nguyên liệu thực vật đòi hỏi phải có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Giấy chứng nhận phải xác minh rằng sản phẩm này là không có các dịch bệnh được chỉ định và các bệnh nông nghiệp. Thông tin bổ sung và các hình thức có sẵn từ động vật và kiểm tra sức khỏe cây trồng. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do Chi Cục kiểm dịch thực vật thuộc Bộ NN&PTNT cấp.
Giấy chứng nhận bức xạ (Radiation Certificate)
Một số quốc gia bao gồm cả Ả-rập Xê-út có thể yêu cầu chứng chỉ này cho một số nhà máy, nhập khẩu động vật. Các giấy chứng nhận rằng các sản phẩm không bị ô nhiễm bởi phóng xạ.
Giấy chứng nhận trọng lượng
Giấy chứng nhận trọng lượng là một tài liệu do hải quan xác nhận trọng lượng của hàng hoá xuất khẩu.
 |
Túi hút oxy, Nhãn kiểm tra oxy Giải pháp bảo quản hàng thực phẩm |
6. CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN XUẤT KHẨU KHÁC (OTHER EXPORT-RELATED DOCUMENTS)
Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)
Ở một số nước, hóa đơn lãnh sự mô tả các lô hàng của hàng hóa và hiển thị thông tin như người gửi hàng, người nhận hàng, và giá trị của lô hàng. Hóa đơn lãnh sự sẽ được cấp bởi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước đến ở Việt Nam. Chi phí cho tài liệu này có thể là đáng kể và cần được thảo luận với người mua.
Biên bản nhận hàng tại kho (Dock Receipt or Warehouse Receipt)
Biên bản nhận hàng được sử dụng để chuyển giao trách nhiệm khi các mặt hàng xuất khẩu được chuyển cho người vận chuyển trong nước về cảng gửi hàng bằng đường biển để xuất khẩu.
Quy định về bao bì gỗ ISPM 15 (bao bì Gỗ) Marking (ISPM 15 (Wood Packaging Marking)
Các tiêu chuẩn quốc tế cho các biện pháp kiểm dịch động thực vật và Hướng dẫn Quy định Vật liệu đóng gói bằng gỗ trong Thương mại quốc tế (ISPM15) là một tiêu chuẩn quốc tế cho các biện pháp kiểm dịch động thực vật thông qua Công ước Bảo vệ Thực vật Quốc tế (IPPC). IPPC là một điều ước quốc tế để bảo đảm hành động để ngăn chặn sự lây lan và giới thiệu các loài dịch hại thực vật và các sản phẩm thực vật, và để thúc đẩy các biện pháp thích hợp để kiểm soát của họ.
 |
Pallet giấy, Thùng giấy, Thanh V Giải pháp đóng gói thân thiện môi trường |
 |
Thư Hướng dẫn của người gửi hàng (Shipper’s Letter of Instruction)
Thư hướng dẫn của người gửi hàng được phát hành bởi người xuất khẩu đến các đại lý giao nhận và bao gồm các hướng dẫn vận chuyển lô hàng đường không hoặc đường biển.
(Source: http://export.gov)