Khi lập kế hoạch XNK, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá cước vận chuyển hoặc chi phí khai báo hải quan mà quên rằng logistics còn bao gồm rất nhiều khoản chi phí phát sinh. Những khoản phí này tuy không lớn ở từng lô hàng nhưng nếu cộng dồn theo tháng hoặc theo năm có thể làm tăng đáng kể chi phí vận hành, giảm lợi nhuận.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên, việc không nhận diện và kiểm soát các chi phí “ẩn” trong logistics có thể dẫn đến tình trạng đội ngân sách, chậm tiến độ giao hàng và ảnh hưởng đến uy tín với đối tác. Vậy đâu là những khoản chi phí mà doanh nghiệp thường bỏ qua? Làm thế nào để hạn chế các khoản phí này? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Nội Dung Chính

Chi Phí “Ẩn” Trong Logistics Là Gì?

Chi phí “ẩn” trong logistics là những khoản phí không được tính trực tiếp vào giá cước vận chuyển ban đầu hoặc không được doanh nghiệp dự trù đầy đủ khi lập kế hoạch. Các khoản phí này thường phát sinh do: Chậm tiến độ, Sai sót chứng từ, Quản lý chưa hiệu quả, Thiếu kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu, Thay đổi chính sách của hãng tàu hoặc cảng,…Nếu không kiểm soát tốt, tổng chi phí logistics có thể tăng lên đáng kể dù giá cước vận chuyển ban đầu không thay đổi.

1. Phí Lưu Container (Demurrage)

Demurrage là khoản phí phát sinh khi container nằm tại cảng vượt quá thời gian miễn phí do hãng tàu quy định. Nguyên nhân thường gặp:

Chậm thông quan.
Chưa chuẩn bị đủ chứng từ.
Hàng hóa bị kiểm hóa.
Chậm thanh toán thuế.
Chưa bố trí phương tiện nhận hàng.

Khoản phí này có thể tăng theo từng ngày và trở thành gánh nặng nếu doanh nghiệp không xử lý kịp thời.

2. Phí Lưu Container Ngoài Cảng (Detention)

Detention phát sinh khi doanh nghiệp giữ container của hãng tàu quá thời gian miễn phí sau khi đã lấy hàng khỏi cảng. Các nguyên nhân phổ biến gồm:

Chậm rút hàng.
Chưa hoàn tất việc dỡ hàng.
Chậm trả container rỗng.
Thiếu xe vận chuyển.

Nếu không quản lý tốt lịch trả container, doanh nghiệp có thể phải trả khoản phí khá lớn.

3. Phí Lưu Bãi (Storage)

Khác với Demurrage, phí lưu bãi do cảng hoặc kho tính khi hàng hóa lưu lại quá thời gian quy định. Chi phí này thường phát sinh khi:

Chưa hoàn tất thủ tục hải quan.
Hàng bị giữ để kiểm tra.
Chưa bố trí xe nhận hàng.
Chậm xử lý chứng từ.

Việc kéo dài thời gian lưu bãi không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

4. Phụ Phí Hãng Tàu

Ngoài cước vận chuyển, hãng tàu còn áp dụng nhiều loại phụ phí như:

THC (Terminal Handling Charge).
CIC (Container Imbalance Charge).
PSS (Peak Season Surcharge).
BAF (Bunker Adjustment Factor).
CAF (Currency Adjustment Factor).
Phụ phí vệ sinh container.
Phụ phí an ninh.

Nếu doanh nghiệp chỉ so sánh giá cước mà không xem xét toàn bộ phụ phí, tổng chi phí thực tế có thể cao hơn nhiều so với dự kiến.

5. Chi Phí Do Sai Sót Chứng Từ

Một lỗi nhỏ trên chứng từ cũng có thể dẫn đến nhiều khoản chi phí phát sinh. Ví dụ:

Sai tên người nhận.
Sai mã HS.
Sai số lượng hàng.
Sai trọng lượng.
Sai trị giá khai báo.
Sai thông tin trên Bill of Lading.

Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp phải:

Sửa chứng từ.
Phát hành lại vận đơn.
Chậm thông quan.
Phát sinh phí lưu container và lưu bãi.

6. Chi Phí Kiểm Hóa Và Kiểm Tra Chuyên Ngành

Nếu tờ khai bị phân luồng đỏ hoặc hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể phát sinh:

Phí kiểm hóa.
Chi phí bốc xếp.
Chi phí mở container.
Chi phí đóng gói lại.
Chi phí kiểm định.
Chi phí lấy mẫu kiểm nghiệm.

Đây là những khoản phí thường không được dự tính khi lập kế hoạch xuất nhập khẩu.

7. Chi Phí Do Chậm Giao Hàng

Khi hàng giao chậm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với:

Phạt vi phạm hợp đồng.
Mất đơn hàng.
Chi phí vận chuyển khẩn cấp.
Giảm uy tín với khách hàng.
Tăng chi phí lưu kho.

Đây là một trong những chi phí gián tiếp nhưng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh.

8. Chi Phí Đóng Gói Không Phù Hợp

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn bao bì giá rẻ để tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng lại phải chịu tổn thất lớn do hàng hóa hư hỏng. Một số rủi ro thường gặp:

Hàng bị ẩm mốc.
Kim loại bị ăn mòn.
Thực phẩm giảm chất lượng.
Hàng bị xô lệch trong container.
Bao bì rách hoặc biến dạng.

Việc đầu tư các giải pháp như túi hút ẩm, gói hút oxy, túi khí chèn hàng, vật liệu chống gỉ hoặc thiết bị theo dõi nhiệt độ sẽ giúp giảm đáng kể chi phí phát sinh do hư hỏng hàng hóa.

9. Chi Phí Quản Lý Tồn Kho

Tồn kho quá lâu sẽ kéo theo:

Chi phí thuê kho.
Chi phí bảo quản.
Chi phí bảo hiểm.
Chi phí nhân công.
Hao hụt hàng hóa.
Khấu hao sản phẩm.

Quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm áp lực tài chính và tối ưu dòng tiền.

10. Chi Phí Do Thiếu Đơn Vị Logistics Chuyên Nghiệp

Việc lựa chọn đối tác logistics chỉ dựa trên giá thấp có thể khiến doanh nghiệp gặp phải:

Chậm lịch tàu.
Thiếu thông tin cập nhật.
Xử lý sự cố chậm.
Phát sinh nhiều phụ phí.
Thiếu tư vấn về quy định xuất nhập khẩu.

Một đơn vị logistics uy tín không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu toàn bộ chuỗi cung ứng và hạn chế các chi phí phát sinh.

Làm Thế Nào Để Hạn Chế Các Chi Phí Ẩn Trong Logistics?

Doanh nghiệp có thể giảm đáng kể các khoản chi phí phát sinh bằng cách:

Lập kế hoạch xuất hàng từ sớm.
Chuẩn bị đầy đủ và chính xác chứng từ.
Theo dõi lịch tàu và thời gian miễn phí container.
Phối hợp chặt chẽ với Freight Forwarder và đơn vị vận tải.
Tối ưu quy trình đóng gói và bảo quản hàng hóa.
Theo dõi chi phí logistics theo từng lô hàng.
Ứng dụng phần mềm quản lý logistics và tồn kho.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả của chuỗi cung ứng.

Việc chủ động kiểm soát quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều khoản chi phí không cần thiết.

Những Lợi Ích Khi Kiểm Soát Tốt Chi Phí Logistics

Khi nhận diện và quản lý hiệu quả các chi phí ẩn, doanh nghiệp sẽ đạt được nhiều lợi ích:

Giảm tổng chi phí logistics.
Tăng lợi nhuận trên mỗi đơn hàng.
Rút ngắn thời gian thông quan.
Hạn chế phát sinh phụ phí.
Giao hàng đúng tiến độ.
Nâng cao uy tín với khách hàng.
Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Kết Luận

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chi phí logistics không chỉ dừng lại ở cước vận chuyển. Các khoản phí như lưu container, lưu bãi, phụ phí hãng tàu, sai sót chứng từ, kiểm hóa hay chi phí do hàng hóa hư hỏng đều có thể làm tăng đáng kể tổng chi phí nếu không được kiểm soát.

Hiểu rõ những chi phí “ẩn” trong logistics doanh nghiệp thường bỏ qua sẽ giúp chủ động xây dựng kế hoạch, lựa chọn đối tác logistics phù hợp và tối ưu toàn bộ chuỗi cung ứng. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu từ A-Z uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936 911 656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!