Trong quá trình làm thủ tục hải quan, không ít doanh nghiệp nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ từ cơ quan Hải quan. Đây là tình huống khá phổ biến, đặc biệt với các lô hàng thuộc diện kiểm tra hồ sơ, kiểm tra chuyên ngành hoặc có thông tin cần xác minh thêm. Nếu xử lý chậm hoặc bổ sung hồ sơ không đầy đủ, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container và ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

Vậy khi Hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý và những lưu ý quan trọng để hạn chế rủi ro.

Nội Dung Chính

Khi Nào Hải Quan Yêu Cầu Bổ Sung Hồ Sơ?

Trong quá trình kiểm tra hồ sơ, cơ quan Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu khi:

Hồ sơ khai báo chưa đầy đủ.
Thông tin giữa các chứng từ chưa thống nhất.
Cần xác minh trị giá khai báo.
Cần làm rõ mã HS.
Thiếu giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
Có nghi ngờ về xuất xứ hàng hóa.
Hồ sơ chưa đáp ứng quy định pháp luật hiện hành.

Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vi phạm, mà nhằm đảm bảo thông tin khai báo chính xác trước khi thông quan.

Những Hồ Sơ Thường Được Yêu Cầu Bổ Sung

Tùy theo từng loại hàng hóa và trường hợp cụ thể, Hải quan có thể yêu cầu bổ sung:

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).
Packing List (Phiếu đóng gói).
Hợp đồng ngoại thương.
Bill of Lading hoặc Air Waybill.
Chứng nhận xuất xứ (C/O).
Catalogue sản phẩm.
Bảng thông số kỹ thuật.
Báo giá hoặc hợp đồng mua bán.
Chứng từ thanh toán.
Giấy phép nhập khẩu.
Giấy chứng nhận kiểm dịch.
Kết quả kiểm tra chất lượng.
Hồ sơ liên quan đến trị giá hoặc mã HS.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác loại hồ sơ được yêu cầu để chuẩn bị đầy đủ, tránh phải bổ sung nhiều lần.

Quy Trình Xử Lý Khi Hải Quan Yêu Cầu Bổ Sung Hồ Sơ

Bước 1: Tiếp Nhận Thông Báo Từ Hải Quan

Thông báo có thể được gửi thông qua:

Hệ thống khai báo hải quan điện tử.
Công chức Hải quan phụ trách hồ sơ.
Đại lý hải quan hoặc Freight Forwarder.

Doanh nghiệp cần đọc kỹ nội dung để xác định:

Hồ sơ cần bổ sung.
Nội dung cần giải trình.
Thời hạn nộp.
Hình thức nộp hồ sơ.

Bước 2: Kiểm Tra Và Đối Chiếu Chứng Từ

Sau khi nhận thông báo, cần rà soát toàn bộ bộ hồ sơ: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Hợp đồng, Tờ khai hải quan, C/O, Chứng từ thanh toán.
Đồng thời kiểm tra: Tên hàng, Mã HS, Số lượng, Trọng lượng, Trị giá, Điều kiện giao hàng (Incoterms), Thông tin người mua và người bán.

Việc đối chiếu kỹ giúp phát hiện sai lệch trước khi nộp lại cho Hải quan.

Bước 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Bổ Sung

Tùy yêu cầu của Hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Bản gốc hoặc bản sao theo quy định.
Hồ sơ giải trình.
Tài liệu kỹ thuật.
Chứng nhận từ nhà sản xuất.
Chứng từ chứng minh giá trị giao dịch.
Các giấy phép còn thiếu.

Nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài, có thể cần dịch thuật theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 4: Soạn Văn Bản Giải Trình (Nếu Cần)

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần lập văn bản giải trình để làm rõ:

Lý do có sự khác biệt giữa các chứng từ.
Căn cứ xác định mã HS.
Phương pháp xác định trị giá hải quan.
Nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
Các nội dung liên quan đến hồ sơ.

Văn bản cần trình bày rõ ràng, ngắn gọn và đính kèm tài liệu chứng minh.

Bước 5: Nộp Hồ Sơ Theo Đúng Thời Hạn

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đúng thời hạn theo hướng dẫn của Hải quan. Việc nộp chậm có thể dẫn đến:

Kéo dài thời gian thông quan.
Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.
Tăng nguy cơ bị kiểm tra bổ sung.

Bước 6: Phối Hợp Với Hải Quan Trong Quá Trình Xử Lý

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Hải quan có thể:

Yêu cầu bổ sung thêm thông tin.
Đề nghị giải trình trực tiếp.
Kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tham vấn trị giá.
Xác minh mã HS.

Doanh nghiệp nên chủ động phối hợp và phản hồi nhanh chóng để rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 7: Hoàn Tất Thông Quan

Khi hồ sơ được chấp thuận, đáp ứng đầy đủ các quy định, Hải quan tiếp tục xử lý tờ khai để hàng hóa được thông quan. Doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan hoặc đối chiếu khi cần.

Những Nguyên Nhân Phổ Biến Khiến Hải Quan Yêu Cầu Bổ Sung Hồ Sơ

Hồ sơ chưa đầy đủ

Hồ sơ khi nộp còn thiếu:

Commercial Invoice.
Packing List.
C/O.
Giấy phép chuyên ngành.

Thông tin không thống nhất

Sai số lượng.
Sai trọng lượng.
Sai tên hàng.
Sai điều kiện giao hàng.
Sai đơn vị tính.

Khai sai mã HS

Việc áp sai mã HS có thể ảnh hưởng đến:

Thuế suất.
Chính sách quản lý hàng hóa.
Điều kiện nhập khẩu.

Khai báo trị giá chưa phù hợp

Nếu giá khai báo thấp hơn nhiều so với dữ liệu tham chiếu, Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung chứng từ chứng minh.

Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành

Một số mặt hàng cần: Kiểm dịch, Kiểm tra chất lượng, Giấy phép nhập khẩu, Chứng nhận hợp quy,….Nếu chưa đầy đủ, hồ sơ sẽ chưa được chấp nhận.

Những Sai Lầm Doanh Nghiệp Cần Tránh

Nhiều doanh nghiệp kéo dài thời gian xử lý vì:

Không đọc kỹ yêu cầu của Hải quan.
Bổ sung thiếu hồ sơ.
Gửi sai phiên bản chứng từ.
Không giải trình rõ ràng.
Chậm phản hồi.
Không đối chiếu giữa các chứng từ trước khi nộp.

Những sai sót này có thể khiến hồ sơ phải bổ sung nhiều lần, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Kinh Nghiệm Giúp Hạn Chế Việc Bổ Sung Hồ Sơ

Để giảm nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp nên:

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi khai báo.
Kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu.
Áp đúng mã HS.
Khai báo trung thực và chính xác.
Chuẩn bị sẵn catalogue, tài liệu kỹ thuật cho các mặt hàng đặc thù.
Theo dõi quy định mới về hải quan và quản lý chuyên ngành.
Hợp tác với đơn vị khai báo hải quan hoặc Freight Forwarder có kinh nghiệm.

Việc chuẩn hóa quy trình nội bộ sẽ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế phát sinh chi phí.

Kết Luận

Việc Hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ là quy trình kiểm tra nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Nếu hiểu rõ quy trình, chuẩn bị chứng từ đầy đủ và phối hợp kịp thời với cơ quan Hải quan, việc xử lý sẽ diễn ra nhanh chóng và hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Đầu tư vào quy trình kiểm tra chứng từ, cập nhật quy định mới và hợp tác với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm sẽ giúp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan từ A-Z uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936 911 656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!