Trong hoạt động XNK, việc tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn hạn chế. Khi rơi vào luồng đỏ, lô hàng sẽ phải trải qua quá trình kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng, khiến thời gian thông quan kéo dài, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, nhân công, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Vậy vì sao tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các nguyên nhân phổ biến, đồng thời chia sẻ những kinh nghiệm giúp giảm nguy cơ bị phân luồng đỏ trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Nội Dung Chính

Phân Luồng Đỏ Là Gì?

Hệ thống VNACCS sẽ tự động phân luồng tờ khai thành ba cấp độ:

Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, được thông quan nhanh.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan.

Đối với luồng đỏ, cán bộ hải quan có thể kiểm tra một phần hoặc toàn bộ lô hàng để xác minh thông tin khai báo.

1. Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Đây là nguyên nhân khá phổ biến. Những doanh nghiệp mới chưa có lịch sử xuất nhập khẩu hoặc số lượng tờ khai còn ít sẽ chưa được hệ thống đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật. Vì vậy, xác suất bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ thường cao hơn. Cách hạn chế

Khai báo chính xác ngay từ những lô hàng đầu tiên.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
Tuân thủ đúng quy định về thuế và hải quan.

2. Hồ Sơ Hải Quan Khai Báo Chưa Chính Xác

Sai sót trong hồ sơ là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị kiểm tra thực tế. Một số lỗi thường gặp gồm: Sai mã HS, Sai tên hàng, Sai số lượng, Sai đơn giá, Sai trị giá khai báo, Thiếu chứng từ,…

Nếu thông tin trên Invoice, Packing List, Hợp đồng hoặc C/O không thống nhất, hệ thống sẽ đánh giá có rủi ro và tăng khả năng phân luồng đỏ.

3. Mã HS Có Mức Độ Rủi Ro Cao

Mã HS quyết định: Thuế nhập khẩu, Thuế VAT, Chính sách quản lý hàng hóa, Điều kiện xuất nhập khẩu,….Nếu doanh nghiệp khai mã HS thuộc nhóm hàng có nguy cơ gian lận thương mại hoặc thường xảy ra tranh chấp mã số, khả năng bị kiểm tra sẽ cao hơn.

Ví dụ: Máy móc, Linh kiện điện tử, Thiết bị y tế, Hóa chất, Mỹ phẩm, Thực phẩm chức năng,….Do đó cần xác định đúng mã HS trước khi mở tờ khai.

4. Hàng Hóa Thuộc Danh Mục Quản Lý Chuyên Ngành

Nhiều mặt hàng bắt buộc phải có: Giấy phép nhập khẩu, Kiểm dịch, Kiểm tra chất lượng, Kiểm tra an toàn thực phẩm, Chứng nhận hợp quy, Công bố hợp quy,….Nếu doanh nghiệp chưa hoàn thiện hồ sơ hoặc chứng từ chưa hợp lệ thì nguy cơ bị phân luồng đỏ rất cao.

5. Doanh Nghiệp Có Lịch Sử Vi Phạm

Hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan luôn lưu trữ lịch sử tuân thủ. Nếu trước đây doanh nghiệp từng: Khai sai trị giá, Khai sai mã HS, Nợ thuế, Chậm nộp thuế, Bị xử phạt hành chính, Vi phạm quy định xuất nhập khẩu,…thì các lô hàng tiếp theo sẽ có nguy cơ bị phân luồng đỏ.

6. Giá Khai Báo Thấp Bất Thường

Khai báo trị giá thấp hơn nhiều so với cơ sở dữ liệu tham chiếu của Hải quan sẽ khiến hệ thống đánh giá có dấu hiệu: Gian lận thuế, Khai giảm giá trị, Chuyển giá,…

Trong trường hợp này, Hải quan có thể: Yêu cầu giải trình, Tham vấn giá, Kiểm tra thực tế hàng hóa,….Điều này làm kéo dài thời gian thông quan đáng kể.

7. Hàng Hóa Có Dấu Hiệu Rủi Ro

Một số nhóm hàng luôn được quản lý chặt như: Hóa chất, Pin Lithium, Thiết bị điện, Hàng đông lạnh, Dược phẩm, Mỹ phẩm, Phế liệu, Máy móc đã qua sử dụng,….

Ngoài ra, hàng hóa có dấu hiệu bất thường về: Khối lượng, Chủng loại, Giá trị, Quốc gia xuất khẩu,….cũng dễ bị phân luồng đỏ.

8. Kiểm Tra Theo Chuyên Đề Hoặc Kiểm Soát Ngẫu Nhiên

Không phải mọi trường hợp phân luồng đỏ đều do khai sai. Nhiều thời điểm, cơ quan Hải quan triển khai: Chuyên đề chống gian lận thương mại, Kiểm tra chống chuyển giá, Kiểm tra xuất xứ, Kiểm tra hàng giả, Kiểm tra ngẫu nhiên theo tỷ lệ quản lý rủi ro,….Ngay cả doanh nghiệp tuân thủ tốt vẫn có thể được lựa chọn để kiểm tra.

Khi Bị Phân Luồng Đỏ Doanh Nghiệp Cần Làm Gì?

Nếu tờ khai bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp nên:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Invoice, Packing List, Hợp đồng, Bill of Lading, C/O (nếu có), Catalogue, Chứng nhận chất lượng, Giấy phép chuyên ngành.
Phối hợp với cán bộ Hải quan: Việc hợp tác tốt sẽ giúp quá trình kiểm tra diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh vướng mắc.
Chuẩn bị nhân sự kiểm hóa: Doanh nghiệp cần bố trí nhân sự để: Mở container, Bốc xếp hàng, Kiểm đếm, Đóng gói lại sau kiểm tra.
Giải trình khi cần thiết: Nếu có sự khác biệt giữa hồ sơ và thực tế, doanh nghiệp cần giải trình rõ ràng, cung cấp tài liệu chứng minh để tránh bị xử phạt.

Cách Giảm Nguy Cơ Bị Phân Luồng Đỏ

Để nâng cao tỷ lệ được phân luồng xanh hoặc luồng vàng, doanh nghiệp nên:

Khai báo trung thực và chính xác.
Áp đúng mã HS.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
Nộp thuế đúng hạn.
Duy trì lịch sử tuân thủ tốt.
Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi truyền tờ khai.
Thường xuyên cập nhật các quy định mới của Hải quan.
Làm việc với đơn vị logistics hoặc khai thuê hải quan có kinh nghiệm.

Việc xây dựng lịch sử tuân thủ tốt sẽ giúp doanh nghiệp được hệ thống đánh giá rủi ro thấp hơn trong các lần khai báo tiếp theo.

Những Chi Phí Có Thể Phát Sinh Khi Bị Luồng Đỏ

Doanh nghiệp có thể phát sinh thêm: Chi phí lưu container, Chi phí lưu bãi, Chi phí nâng hạ, Chi phí kiểm hóa, Chi phí nhân công, Chi phí vận chuyển phát sinh, Nguy cơ trễ tiến độ giao hàng, Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp,… Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.

Kết Luận

Tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vi phạm pháp luật. Trong nhiều trường hợp, đây chỉ là một phần của cơ chế quản lý rủi ro nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, hiểu rõ 8 nguyên nhân khiến tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động rà soát hồ sơ, khai báo chính xác và xây dựng lịch sử tuân thủ tốt. Điều này không chỉ góp phần rút ngắn thời gian thông quan mà còn giảm thiểu phát sinh.

Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm cung cấp dịch vụ khai báo hải quan uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936 911 656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!