Errori Comuni nella Dichiarazione Doganale e Come Rimediare

La dichiarazione doganale è una delle fasi più importanti dell'import-export. Un piccolo errore sulle informazioni della merce, sul codice HS o sui documenti può ritardare lo sdoganamento, aggiungere costi di sosta e deposito e persino comportare sanzioni ai sensi delle normative.

La maggior parte degli errori di dichiarazione doganale deriva da mancanza di esperienza, dal non aggiornarsi sulle nuove normative e dal non controllare il fascicolo prima di trasmettere la dichiarazione. Per questo riconoscere tali errori e disporre di rimedi aiuta a risparmiare tempo e minimizzare i rischi. Di seguito gli errori comuni di dichiarazione doganale, con le soluzioni per aiutare le aziende a gestirli efficacemente.

1. Dichiarazione Errata del Codice HS

È l'errore più comune nell'import-export. Il codice HS è la base per:

• Determinare l'aliquota daziaria.
• Applicare la politica di gestione delle merci.
• Il controllo specializzato.
• Determinare le condizioni di importazione o esportazione.

Se il codice HS è dichiarato in modo errato, l'azienda può:

• Subire rettifiche fiscali.
• Essere soggetta a sanzioni amministrative.
• Dover modificare la dichiarazione.
• Subire un controllo post-sdoganamento.
• Subire ritardi nello sdoganamento.

Come rimediare

• Analizzare la reale natura delle merci.
• Consultare la tariffa import-export vigente.
• Preparare cataloghi o documentazione tecnica.
• Rivolgersi a un esperto o a un fornitore di servizi doganali per merci con una composizione complessa.

2. Descrizione Errata della Merce

Molte aziende dichiarano solo il nome commerciale o una descrizione troppo breve. Ad esempio:

• Motore.
• Plastica.
• Prodotto chimico.

Tali dichiarazioni non riflettono pienamente le caratteristiche delle merci.

Come rimediare

La descrizione delle merci dovrebbe indicare:

• La tipologia.
• La funzione.
• Il materiale.
• Il modello (se presente).
• Le specifiche tecniche di base.

Una descrizione chiara aiuta la dogana a determinare facilmente il codice HS e la politica di gestione.

3. Valore Dichiarato Errato

Il valore in dogana è la base per il calcolo dei dazi. Gli errori comuni includono:

• Un prezzo unitario errato.
• Omettere i costi di trasporto.
• Omettere i costi di assicurazione.
• Non aggiungere gli importi che vanno aggiunti secondo le normative.
• Applicare gli Incoterms errati.

Come rimediare

• Controllare con attenzione la fattura commerciale.
• Determinare le condizioni di consegna corrette.
• Riscontrare con il contratto di commercio estero.
• Conservare documenti di pagamento completi per fornire spiegazioni quando necessario.

4. Documentazione Incoerente

Un errore molto comune è l'incoerenza delle informazioni tra i documenti. Ad esempio:

• La fattura indica 500 prodotti ma il packing list ne riporta 480.
• Peso errato.
• Numero di container errato.
• Numero di sigillo errato.
• Nome del destinatario errato.

Come rimediare

Prima di trasmettere la dichiarazione, verificare tutti i documenti:

• Fattura commerciale.
• Packing List.
• Polizza di carico.
• Contratto di commercio estero.
• Certificato di origine (se presente).

5. Documenti Doganali Mancanti

Alcune aziende preparano solo i documenti di base e dimenticano:

• La licenza di importazione.
• Il certificato di quarantena.
• I risultati del controllo di qualità.
• Il fascicolo della dichiarazione di conformità.
• Il catalogo tecnico.

In questo modo il fascicolo non soddisfa i requisiti per lo sdoganamento.

Come rimediare

Creare una checklist per ogni tipo di merce prima di aprire la dichiarazione, così da non tralasciare alcun documento.

6. Dichiarazione Errata del Regime Doganale

Ogni tipo di import-export ha un proprio processo e una propria politica, come:

• Commerciale.
• Lavorazione.
• Produzione per l'esportazione.
• Importazione temporanea per riesportazione.
• Non commerciale.

Se si sceglie il regime sbagliato, l'azienda può dover annullare o modificare la dichiarazione.

Come rimediare

Determinare l'esatta finalità dell'import-export e riscontrarla con le normative vigenti prima di dichiarare.

7. Non Preparare il Fascicolo di Controllo Specializzato

Molte merci devono inoltre essere sottoposte a procedure come:

• Quarantena vegetale.
• Quarantena animale.
• Controllo di qualità.
• Controllo di sicurezza alimentare.
• Dichiarazione dei prodotti cosmetici.
• Test di efficienza energetica.

Senza una preparazione anticipata, le merci dovranno restare in deposito al porto o in magazzino finché queste procedure non saranno completate.

Come rimediare

Consultare la politica di gestione delle merci non appena firmato il contratto di importazione, così da preparare il fascicolo in modo proattivo.

8. Ritardo nel Pagamento delle Imposte

Una volta accettata la dichiarazione, l'azienda deve saldare le imposte come previsto. Se le imposte non vengono pagate in tempo:

• Le merci non vengono sdoganate.
• Si accumulano costi di sosta.
• La consegna subisce ritardi.

Come rimediare

• Registrarsi per il pagamento elettronico delle imposte.
• Monitorare lo stato del pagamento sul sistema.
• Predisporre i fondi in modo proattivo prima dell'arrivo delle merci.

9. Non Monitorare l'Esito della Classificazione dei Canali

Dopo la dichiarazione, il sistema classifica il canale:

• Canale verde.
• Canale giallo.
• Canale rosso.

Se un'azienda non lo monitora regolarmente, può perdere una richiesta di documenti integrativi o la data dell'ispezione fisica.

Come rimediare

Assegnare personale al monitoraggio costante dello stato della dichiarazione finché le merci non sono sdoganate.

10. Non Conservare i Documenti dopo lo Sdoganamento

Molte aziende si concentrano solo sul ritiro delle merci e dimenticano di conservare il fascicolo. Nel frattempo, le autorità doganali hanno il diritto di effettuare un controllo post-sdoganamento.

Documenti da conservare

• La dichiarazione doganale.
• La fattura.
• Il packing list.
• La polizza di carico.
• Il contratto.
• Il C/O.
• I documenti di pagamento.
• I verbali di controllo specializzato.

Conservare documenti completi rende facile per l'azienda fornire spiegazioni quando richiesto.

Consigli per Limitare gli Errori nella Dichiarazione Doganale

Per ridurre al minimo i rischi, le aziende dovrebbero:

• Controllare con attenzione tutti i documenti prima di dichiarare.
• Determinare il codice HS corretto.
• Preparare un fascicolo specializzato completo.
• Riscontrare le informazioni tra i documenti.
• Aggiornarsi regolarmente sulle nuove normative import-export.
• Utilizzare un software di dichiarazione doganale adeguato.
• Collaborare con un fornitore di servizi doganali affidabile per le spedizioni con requisiti particolari.

Quando Conviene Affidarsi a un Servizio Doganale?

Le aziende dovrebbero valutare di usare un servizio di dichiarazione doganale quando:

• Sono all'inizio dell'attività di import-export.
• Non dispongono di un reparto import-export dedicato.
• Gestiscono merci soggette a gestione specializzata.
• Necessitano di uno sdoganamento urgente.
• Trattano regolarmente merci di valore elevato o molte tipologie di prodotto.

Un fornitore professionale aiuterà a verificare il fascicolo, fornire consulenza sui codici HS, monitorare l'avanzamento dello sdoganamento e risolvere rapidamente qualsiasi problema.

Conclusione

Gli errori durante la dichiarazione doganale possono incidere sui tempi di sdoganamento, sui costi logistici e sui piani aziendali. Preparare un fascicolo completo, dichiarare con precisione, determinare il codice HS corretto e rispettare le normative sono i fattori che aiutano a limitare i rischi e migliorare l'efficienza dell'import-export.

Per le aziende che svolgono regolarmente pratiche doganali o gestiscono spedizioni con requisiti particolari, scegliere un fornitore di servizi doganali professionale aiuta a ottimizzare il processo, minimizzare gli errori e garantire uno sdoganamento rapido delle merci.

Ci impegniamo a offrire le soluzioni più efficaci per risparmiare tempo, ridurre i costi e minimizzare i rischi lungo l'intero processo di sdoganamento al porto di Cai Mep. Contatta subito Embassy Freight al numero Hotline: 0936911656 per una consulenza e un preventivo rapidi!

Ti serve un preventivo per spedizioni e pratiche import-export?

Embassy Freight offre trasporto marittimo, aereo, sdoganamento e servizi completi di back-office import-export. Richiedi un preventivo gratuito oppure scopri i nostri servizi.