Trong hoạt động XNK, việc đàm phán giá bán không phải là yếu tố duy nhất quyết định hiệu quả của một hợp đồng. Điều kiện giao hàng (Incoterms® 2020) cũng đóng vai trò quan trọng vì ảnh hưởng đến chi phí logistics, trách nhiệm, rủi ro, thủ tục hải quan, thời điểm chuyển giao hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung thương lượng về giá mà bỏ qua việc đàm phán điều kiện giao hàng. Kết quả là phải gánh thêm nhiều chi phí phát sinh hoặc chịu những rủi ro không đáng có trong quá trình vận chuyển.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 10 kinh nghiệm đàm phán điều kiện giao hàng với đối tác quốc tế giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp và bảo vệ lợi ích của mình.

Nội Dung Chính

Điều Kiện Giao Hàng (Incoterms) Là Gì?

Incoterms® 2020 là bộ quy tắc thương mại quốc tế quy định trách nhiệm của người bán và người mua đối với:

Giao nhận hàng hóa.
Chi phí vận chuyển.
Chi phí bảo hiểm.
Thủ tục xuất khẩu.
Thủ tục nhập khẩu.
Thời điểm chuyển giao rủi ro.

Việc lựa chọn đúng điều kiện giao hàng sẽ giúp các bên hiểu rõ nghĩa vụ của mình và hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Vì Sao Cần Đàm Phán Điều Kiện Giao Hàng?

Điều kiện giao hàng ảnh hưởng đến nhiều yếu tố như: Tổng chi phí logistics, Khả năng kiểm soát lô hàng, Lựa chọn hãng tàu hoặc hãng hàng không, Thời gian giao hàng, Chi phí bảo hiểm, Trách nhiệm khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng,…Một điều kiện giao hàng phù hợp sẽ giúp chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu.

1. Hiểu Rõ Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp

Trước khi đàm phán, doanh nghiệp cần xác định:

Muốn kiểm soát quá trình vận chuyển đến mức nào?
Có kinh nghiệm làm thủ tục xuất nhập khẩu hay không?
Có mạng lưới Freight Forwarder đáng tin cậy không?
Mục tiêu là tối ưu chi phí hay rút ngắn thời gian giao hàng?

Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp lựa chọn Incoterms phù hợp thay vì chấp nhận điều kiện do đối tác đề xuất.

2. Nắm Vững Các Điều Kiện Incoterms® 2020

EXW (Ex Works)

Người bán giao hàng tại xưởng.
Người mua chịu gần như toàn bộ chi phí và rủi ro từ điểm nhận hàng.

Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều kinh nghiệm logistics quốc tế.

FOB (Free On Board)

Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất.
Người mua chịu chi phí và rủi ro từ thời điểm đó.

Đây là điều kiện phổ biến trong vận tải biển.

CIF (Cost, Insurance and Freight)

Người bán thanh toán cước vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích.
Rủi ro vẫn chuyển sang người mua khi hàng được xếp lên tàu.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt giữa chi phí và thời điểm chuyển giao rủi ro.

DAP (Delivered At Place)

Người bán chịu trách nhiệm vận chuyển đến địa điểm đã thỏa thuận, còn người mua thực hiện thủ tục nhập khẩu và nộp các khoản thuế, phí tại nước nhập khẩu.

DDP (Delivered Duty Paid)

Người bán chịu gần như toàn bộ trách nhiệm, bao gồm cả thủ tục nhập khẩu và thuế tại nước người mua. Điều kiện này chỉ nên áp dụng khi người bán có đủ năng lực và hiểu rõ quy định tại thị trường nhập khẩu.

3. Không Chỉ Đàm Phán Giá Mà Phải Đàm Phán Tổng Chi Phí

Một báo giá thấp chưa chắc đã giúp tiết kiệm. Cần tính đến: Cước vận chuyển, Phụ phí, Phí chứng từ, Phí THC, Phí lưu container, Chi phí bảo hiểm, Chi phí thông quan, Vận chuyển nội địa,….Hãy so sánh tổng chi phí (Total Landed Cost) thay vì chỉ nhìn đơn giá sản phẩm.

4. Xác Định Bên Có Lợi Thế Về Logistics

Nếu doanh nghiệp có: Freight Forwarder uy tín, Giá cước vận chuyển tốt, Kinh nghiệm xuất nhập khẩu,…Thì nên cân nhắc lựa chọn các điều kiện như FOB hoặc FCA để chủ động thuê vận chuyển. Ngược lại, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, các điều kiện như CIF hoặc DAP có thể giúp giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn đầu.

5. Làm Rõ Trách Nhiệm Mua Bảo Hiểm

Không phải điều kiện giao hàng nào cũng yêu cầu người bán mua bảo hiểm. Doanh nghiệp cần thống nhất: Ai mua bảo hiểm, Mức trách nhiệm bảo hiểm, Phạm vi bảo hiểm, Đơn vị bảo hiểm, Quy trình xử lý khi xảy ra tổn thất,…Việc làm rõ ngay từ đầu sẽ hạn chế tranh chấp khi phát sinh rủi ro.

6. Quy Định Rõ Thời Điểm Chuyển Giao Rủi Ro

Đây là nội dung thường bị hiểu nhầm. Ví dụ:

Với FOB, rủi ro chuyển sang người mua khi hàng đã được xếp lên tàu.
Với EXW, rủi ro chuyển giao ngay tại cơ sở của người bán.
Với DAP, rủi ro chuyển khi hàng được giao đến địa điểm đã thỏa thuận sẵn sàng để dỡ.

Hiểu đúng thời điểm chuyển giao giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng.

7. Lưu Ý Đến Quy Định Hải Quan Của Quốc Gia Nhập Khẩu

Một số quốc gia có quy định đặc biệt về: Thủ tục nhập khẩu, Thuế, Kiểm dịch, Kiểm tra chất lượng, Giấy phép nhập khẩu,…Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp với khả năng thực hiện các thủ tục này.

8. Ghi Rõ Phiên Bản Incoterms Trong Hợp Đồng

Không nên chỉ ghi: FOB, CIF, DAP. Mà cần ghi đầy đủ, ví dụ:

FOB Hai Phong Port – Incoterms® 2020
CIF Los Angeles – Incoterms® 2020

Việc ghi rõ địa điểm và phiên bản áp dụng sẽ hạn chế tranh chấp do cách hiểu khác nhau.

9. Dự Liệu Các Chi Phí Phát Sinh

Trong quá trình vận chuyển quốc tế có thể phát sinh: Phí lưu container (Demurrage), Phí lưu vỏ container (Detention), Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí nhiên liệu, Phụ phí mất cân đối container, Chi phí lưu kho, Chi phí kiểm hóa,….Doanh nghiệp cần làm rõ trong hợp đồng bên nào sẽ chịu các khoản chi phí này nếu phát sinh.

10. Hợp Tác Với Freight Forwarder Khi Đàm Phán

Freight Forwarder không chỉ hỗ trợ vận chuyển mà còn có thể:

Tư vấn lựa chọn Incoterms phù hợp.
So sánh chi phí giữa các điều kiện giao hàng.
Đánh giá rủi ro logistics.
Hỗ trợ lập kế hoạch vận chuyển.
Cập nhật các phụ phí mới nhất.

Sự tham gia của đơn vị logistics có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn.

Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Đàm Phán Điều Kiện Giao Hàng

Chỉ quan tâm đến giá bán.
Không hiểu rõ Incoterms.
Không tính tổng chi phí logistics.
Không làm rõ trách nhiệm mua bảo hiểm.
Không quy định thời điểm chuyển giao rủi ro.
Không ghi rõ địa điểm giao hàng.
Không ghi phiên bản Incoterms® 2020 trong hợp đồng.

Những sai sót này có thể dẫn đến tranh chấp và làm tăng chi phí vận hành.

Bí Quyết Đàm Phán Hiệu Quả

Để đàm phán đạt được điều kiện giao hàng tối ưu, doanh nghiệp nên:

Chuẩn bị kỹ thông tin trước buổi đàm phán.
Nắm rõ năng lực logistics của mình.
So sánh nhiều phương án Incoterms.
Tính toán tổng chi phí thay vì chỉ nhìn vào giá hàng.
Dự phòng các tình huống phát sinh.
Tham khảo ý kiến của Freight Forwarder hoặc chuyên gia xuất nhập khẩu.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn và đạt được thỏa thuận có lợi.

Kết Luận

Đàm phán điều kiện giao hàng là một trong những bước quan trọng nhất trong giao dịch xuất nhập khẩu. Một điều khoản được xây dựng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí logistics, phân chia trách nhiệm hợp lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Thay vì chỉ tập trung vào giá bán thì nên đánh giá toàn diện về chi phí, thời gian giao hàng, trách nhiệm bảo hiểm, thủ tục hải quan và năng lực của từng bên. Đồng thời, việc phối hợp với Freight Forwarder có kinh nghiệm sẽ giúp lựa chọn Incoterms phù hợp. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi thực hiện XNK quốc tế và đang tìm kiếm địa điểm cung cấp dịch vụ XNK trọn gói uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936 911 656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!