Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là một trong những khâu quan trọng quyết định hàng có được thông quan đúng tiến độ hay không. Đặc biệt đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không, chỉ một sai sót nhỏ trong khai báo hoặc chuẩn bị hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và giao hàng của doanh nghiệp.
Khi Cảng Hàng không Quốc tế Long Thành đi vào khai thác, đây sẽ là trung tâm vận tải hàng không và logistics quy mô lớn của Việt Nam. Lượng hàng hóa XNK qua sân bay dự kiến sẽ tăng nhanh, kéo theo yêu cầu về tính chính xác và tuân thủ trong quá trình khai báo hải quan.
Vậy doanh nghiệp thường mắc những lỗi nào khi làm thủ tục hải quan? Làm thế nào để hạn chế rủi ro và rút ngắn thời gian thông quan? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Vì Sao Doanh Nghiệp Dễ Mắc Lỗi Khi Làm Hải Quan?
Thủ tục hải quan hiện nay được thực hiện chủ yếu trên hệ thống điện tử, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ nhiều quy định liên quan đến:
- Phân loại mã HS.
- Chính sách quản lý hàng hóa.
- Thuế xuất nhập khẩu.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Chứng nhận xuất xứ (C/O).
- Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
Nếu không thường xuyên cập nhật quy định hoặc thiếu kinh nghiệm thực tế, doanh nghiệp rất dễ gặp sai sót trong quá trình khai báo.
1. Khai Sai Mã HS
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng gây nhiều hậu quả nhất.
Vì sao mã HS quan trọng?
Mã HS quyết định:
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT).
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
- Chính sách quản lý.
- Điều kiện nhập khẩu.
- Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
Nếu khai sai mã HS, doanh nghiệp có thể:
- Bị truy thu thuế.
- Bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Phải sửa đổi tờ khai.
- Chậm thông quan.
- Bị kiểm tra sau thông quan.
Cách khắc phục
- Tra cứu mã HS theo đúng bản chất hàng hóa.
- Tham khảo biểu thuế hiện hành.
- Chuẩn bị catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
- Nhờ đơn vị tư vấn hải quan hỗ trợ khi hàng hóa có tính chất phức tạp.
2. Hồ Sơ Thiếu Hoặc Không Đồng Nhất
Một bộ hồ sơ thông thường bao gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Air Waybill.
- Hợp đồng ngoại thương.
- Chứng nhận xuất xứ (nếu có).
- Catalogue.
- Giấy phép chuyên ngành (nếu thuộc diện quản lý).
Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng:
- Sai số lượng.
- Sai trọng lượng.
- Sai tên hàng.
- Sai điều kiện Incoterms.
- Sai đơn giá.
- Thông tin giữa các chứng từ không thống nhất.
Điều này khiến cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ.
Cách khắc phục
Kiểm tra toàn bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai và đảm bảo các thông tin quan trọng hoàn toàn thống nhất.
3. Không Kiểm Tra Chính Sách Mặt Hàng
Không phải tất cả hàng hóa đều được nhập khẩu hoặc xuất khẩu theo cùng một quy trình. Một số mặt hàng cần:
- Giấy phép nhập khẩu.
- Kiểm dịch thực vật.
- Kiểm dịch động vật.
- Kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Công bố hợp quy.
- Chứng nhận hợp chuẩn.
Nếu doanh nghiệp không kiểm tra trước, hàng hóa có thể bị giữ lại cho đến khi hoàn tất thủ tục.
Cách khắc phục
Tra cứu chính sách quản lý của từng mặt hàng ngay từ khi ký hợp đồng ngoại thương và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi hàng đến sân bay.
4. Khai Sai Trị Giá Hải Quan
Trị giá khai báo là căn cứ để tính thuế. Những sai sót thường gặp gồm:
- Không cộng các khoản phải cộng theo quy định.
- Khai sai điều kiện giao hàng.
- Sai tỷ giá.
- Sai đơn giá.
- Thiếu chi phí vận chuyển hoặc bảo hiểm (nếu cần tính vào trị giá).
Hậu quả có thể là:
- Truy thu thuế.
- Điều chỉnh trị giá.
- Kiểm tra sau thông quan.
- Xử phạt hành chính.
5. Chậm Nộp Thuế
Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định. Nếu chậm nộp:
- Hàng chưa được thông quan.
- Phát sinh chi phí lưu kho.
- Chậm giao hàng cho khách.
Giải pháp
Sử dụng hình thức nộp thuế điện tử và chủ động theo dõi trạng thái thanh toán để tránh gián đoạn quá trình thông quan.
6. Khai Sai Tên Hàng
Một số doanh nghiệp chỉ khai tên thương mại thay vì mô tả đầy đủ hàng hóa. Ví dụ:
Không nên ghi:
- Motor
- Chemical
- Plastic
Mà cần mô tả cụ thể:
- Động cơ điện xoay chiều công suất…
- Hóa chất dùng trong sản xuất…
- Hạt nhựa Polypropylene nguyên sinh…
Tên hàng rõ ràng giúp cơ quan hải quan dễ dàng xác định mã HS và chính sách quản lý.
7. Không Chuẩn Bị Hồ Sơ Kiểm Tra Chuyên Ngành
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu xin giấy phép khi hàng đã về sân bay. Điều này làm kéo dài thời gian thông quan. Các loại hồ sơ có thể cần gồm:
- Kiểm dịch.
- Công bố mỹ phẩm.
- Kiểm tra chất lượng.
- Công bố hợp quy.
- Giấy phép nhập khẩu.
- Chứng nhận an toàn thực phẩm.
Cách khắc phục
Chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành trước khi mở tờ khai để tránh phát sinh thời gian chờ.
8. Không Theo Dõi Tình Trạng Tờ Khai
Sau khi truyền tờ khai, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi:
- Kết quả phân luồng.
- Yêu cầu bổ sung chứng từ.
- Thông báo của cơ quan hải quan.
- Trạng thái nộp thuế.
Nếu bỏ sót các thông báo này, quá trình xử lý sẽ bị kéo dài.
9. Không Lưu Trữ Hồ Sơ Sau Thông Quan
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc nhận hàng mà quên lưu trữ hồ sơ. Trong khi đó, cơ quan hải quan có thể thực hiện kiểm tra sau thông quan. Doanh nghiệp nên lưu: Tờ khai, Invoice, Packing List, Air Waybill, Hợp đồng, C/O, Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, Chứng từ nộp thuế,…
10. Tự Thực Hiện Khi Chưa Có Kinh Nghiệm
Đối với doanh nghiệp mới, việc tự làm thủ tục có thể gặp nhiều khó khăn như:
- Không biết chuẩn bị hồ sơ.
- Khó xác định mã HS.
- Không nắm rõ quy định.
- Mất nhiều thời gian xử lý phát sinh.
Trong những trường hợp này, sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp là giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí.
Kinh Nghiệm Giúp Hạn Chế Sai Sót
Để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên:
- Chuẩn bị hồ sơ ngay từ khi ký hợp đồng.
- Kiểm tra mã HS trước khi nhập khẩu.
- Tra cứu chính sách mặt hàng.
- Chuẩn bị giấy phép chuyên ngành.
- Kiểm tra toàn bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai.
- Nộp thuế đúng thời hạn.
- Theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau thông quan.
- Hợp tác với đơn vị dịch vụ hải quan uy tín khi xử lý các lô hàng phức tạp.
Kết Luận
Những lỗi trong quá trình làm hải quan không chỉ làm chậm tiến độ mà còn có thể gây thiệt hại về chi phí và ảnh hưởng đến uy tín. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, khai báo chính xác, cập nhật quy định mới là những yếu tố quan trọng giúp quá trình thông quan nhanh chóng, thuận lợi.
Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên qua đường hàng không, lựa chọn dịch vụ hải quan tại sân bay Long Thành là giải pháp hiệu quả để hạn chế sai sót, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.
Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu qua sân bay Long Thành. Hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936911656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!
Thuế Đối Ứng Là Gì? Hiện giờ, pháp luật Việt Nam chưa có định nghĩa chính thức về thuế đối Đọc Ngay
Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ Tại Cảng Cát Lái– Hiểu Đúng Ngay Từ Đầu Để Tránh Sai Trong thực tế Đọc Ngay
Vì Sao Cảng Cái Mép Là Điểm Nóng Của Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ? Nhắc đến Cảng Cái Mép – Đọc Ngay
Tổng Quan Về Nhu Cầu Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ Tại Cảng Hải Phòng Cảng Hải Phòng là một trong Đọc Ngay
