Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần chuẩn bị đầy đủ Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan là hàng hóa sẽ được thông quan ngay. Tuy nhiên, không ít lô hàng vẫn bị kéo dài thời gian xử lý dù hồ sơ đã hoàn chỉnh. Nguyên nhân là bởi thông quan không chỉ phụ thuộc vào việc đủ chứng từ, mà còn liên quan đến nhiều yếu tố như quản lý rủi ro, kiểm tra chuyên ngành, xác minh thông tin, phân loại hàng hóa, trị giá hải quan hay tình trạng của hệ thống điện tử.

Việc hiểu rõ các nguyên nhân này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và đảm bảo tiến độ giao hàng cho đối tác.

Nội Dung Chính

Hồ Sơ Đầy Đủ Có Đồng Nghĩa Với Được Thông Quan Ngay Không?

Câu trả lời là không. Một bộ hồ sơ đầy đủ chỉ là điều kiện cần. Để được thông quan, cơ quan hải quan còn xem xét:

Tính chính xác của nội dung khai báo.
Mức độ tuân thủ của doanh nghiệp.
Chính sách quản lý đối với từng mặt hàng.
Kết quả phân luồng.
Các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
Thông tin từ cơ quan quản lý liên quan.

Do đó, ngay cả khi hồ sơ không thiếu chứng từ, lô hàng vẫn có thể phải chờ xử lý thêm.

1. Tờ Khai Bị Phân Luồng Vàng Hoặc Luồng Đỏ

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là hệ thống quản lý rủi ro phân luồng kiểm tra.

Luồng Xanh: Thông quan nhanh nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ.
Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa.

Nếu tờ khai vào luồng Vàng hoặc Đỏ, thời gian xử lý thường sẽ lâu hơn dù hồ sơ đã đầy đủ.

2. Hàng Thuộc Diện Kiểm Tra Chuyên Ngành

Một số mặt hàng phải thực hiện thêm các thủ tục như: Kiểm tra chất lượng, Kiểm dịch thực vật, Kiểm dịch động vật, Kiểm tra an toàn thực phẩm, Kiểm tra hiệu suất năng lượng, Chứng nhận hợp quy,…Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần hoàn thành yêu cầu của cơ quan chuyên ngành trước khi hoàn tất thủ tục hải quan.

3. Sai Mã HS Hoặc Cần Xác Minh HS Code

Ngay cả khi hồ sơ đầy đủ, nếu cơ quan hải quan nghi ngờ mã HS chưa phù hợp, doanh nghiệp có thể được yêu cầu: Giải trình, Bổ sung catalogue, Cung cấp tài liệu kỹ thuật, Xác định lại mã HS,….Việc này có thể kéo dài thời gian thông quan.

4. Cần Xác Minh Trị Giá Hải Quan

Nếu trị giá khai báo có dấu hiệu bất thường so với cơ sở dữ liệu hoặc thông lệ thương mại, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình. Các tài liệu thường được yêu cầu gồm: Hợp đồng ngoại thương, Invoice, Chứng từ thanh toán, Báo giá, Thỏa thuận thương mại,…

5. Thông Tin Trên Chứng Từ Chưa Thống Nhất

Một bộ hồ sơ có thể đầy đủ nhưng vẫn tồn tại sự không thống nhất giữa các chứng từ. Ví dụ: Sai tên hàng, Khác số lượng, Sai trọng lượng, Khác điều kiện giao hàng, Sai thông tin người nhận, Không đồng nhất về đơn vị tính,…. Những sai khác này có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình hoặc chỉnh sửa hồ sơ.

6. Thiếu Kết Quả Kiểm Tra Hoặc Giấy Phép Liên Quan

Đối với một số mặt hàng, ngoài bộ chứng từ thương mại, doanh nghiệp còn cần: Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu, Chứng nhận kiểm dịch, Kết quả kiểm tra chất lượng, Văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý,…Nếu các kết quả này chưa được cấp hoặc chưa cập nhật trên hệ thống, quá trình thông quan có thể bị tạm dừng.

7. Kiểm Tra Thực Tế Hàng Hóa

Trong một số trường hợp, cơ quan hải quan yêu cầu mở container hoặc kiểm tra trực tiếp hàng hóa để đối chiếu với nội dung khai báo. Thời gian xử lý sẽ phụ thuộc vào: Loại hàng hóa, Khối lượng hàng, Điều kiện kiểm tra, Sự phối hợp giữa các bên liên quan,…

8. Hệ Thống Hải Quan Hoặc Hệ Thống Liên Quan Gặp Sự Cố

Quá trình xử lý có thể bị ảnh hưởng nếu: Hệ thống khai báo điện tử bảo trì, Kết nối dữ liệu giữa các cơ quan bị gián đoạn, Hệ thống thanh toán điện tử chưa cập nhật, Dữ liệu truyền nhận bị lỗi,….Trong những trường hợp này, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo từ cơ quan chức năng và đơn vị khai thuê hải quan.

9. Cần Xác Minh Thông Tin Với Các Cơ Quan Khác

Đối với một số lô hàng đặc thù, cơ quan hải quan có thể cần phối hợp với các cơ quan quản lý chuyên ngành để xác minh thông tin trước khi quyết định thông quan. Việc trao đổi này có thể làm kéo dài thời gian xử lý.

10. Hồ Sơ Bị Chọn Kiểm Tra Theo Quản Lý Rủi Ro

Ngoài các yếu tố về hàng hóa, hệ thống quản lý rủi ro còn xem xét: Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, Tần suất vi phạm (nếu có), Đặc điểm của lô hàng, Tuyến vận chuyển, Quốc gia xuất khẩu hoặc nhập khẩu,….Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt thường có lợi thế hơn trong quá trình xử lý.

11. Chưa Hoàn Thành Nghĩa Vụ Thuế Và Các Khoản Phải Nộp

Một số lô hàng chỉ được thông quan sau khi doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ tài chính theo quy định như: Thuế nhập khẩu, Thuế giá trị gia tăng (VAT), Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), Các khoản phí và lệ phí liên quan,… Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng nộp thuế và cập nhật trên hệ thống để tránh chậm trễ.

12. Thay Đổi Chính Sách Hoặc Quy Định Quản Lý

Đối với một số nhóm hàng, chính sách quản lý có thể được điều chỉnh theo từng thời điểm. Nếu doanh nghiệp chưa cập nhật quy định mới, hồ sơ có thể phải điều chỉnh hoặc bổ sung trước khi được thông quan.

Làm Thế Nào Để Rút Ngắn Thời Gian Thông Quan?

Để hạn chế tình trạng chậm thông quan, doanh nghiệp nên:

Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ trước khi khai báo.
Xác định đúng mã HS.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật nếu cần.
Theo dõi tình trạng phân luồng.
Chủ động hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Cập nhật các quy định mới.
Phối hợp với Freight Forwarder và đơn vị khai thuê hải quan có kinh nghiệm.

Những Sai Lầm Doanh Nghiệp Thường Gặp

Một số sai sót phổ biến gồm:

Cho rằng đủ chứng từ là chắc chắn được thông quan.
Không kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ.
Khai sai mã HS.
Khai chưa chính xác trị giá hải quan.
Không theo dõi yêu cầu từ cơ quan hải quan.
Chậm phản hồi khi được yêu cầu giải trình.

Những sai lầm này có thể khiến thời gian xử lý kéo dài và làm tăng chi phí logistics.

Kết Luận

Một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ là điều kiện quan trọng nhưng chưa phải yếu tố duy nhất quyết định việc thông quan. Trên thực tế, nhiều lô hàng vẫn có thể bị chậm do phân luồng kiểm tra, kiểm tra chuyên ngành, xác minh mã HS, trị giá hải quan hoặc các yêu cầu quản lý khác.

Để giảm thiểu rủi ro cần chuẩn bị hồ sơ chính xác, cập nhật quy định pháp luật, chủ động theo dõi tiến độ xử lý và phối hợp chặt chẽ với đơn vị khai hải quan, Freight Forwarder. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian thông quan mà còn góp phần tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói từ A-Z uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936 911 656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!